Tại cuộc họp, các nội dung công việc trước mắt được quán triệt và thống nhất triển khai theo từng bước cụ thể.

Thứ nhất, rà soát, chỉnh lý văn bản. Trong tuần cuối tháng 8/2026 và các ngày 03-04/9/2026, các đơn vị tập trung rà soát, chỉnh lý các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi số hóa. Đây là bước đầu tiên có ý nghĩa quan trọng nhằm bảo đảm tài liệu được phân loại, sắp xếp và chuẩn bị đầy đủ trước khi thực hiện số hóa.

Thứ hai, hướng dẫn thao tác scan và đặt tên file. Từ ngày 07/9/2026, Tổ Chuyển đổi số của Học viện sẽ tổ chức hướng dẫn thao tác scan theo yêu cầu, thực hiện hai lớp đối với các văn bản, đồng thời hướng dẫn việc đặt tên file theo quy định. Việc thống nhất thao tác và cách đặt tên ngay từ đầu sẽ góp phần bảo đảm dữ liệu sau khi số hóa có tính đồng bộ, thuận lợi cho việc tìm kiếm, quản lý và khai thác.

Thứ ba, xây dựng kế hoạch triển khai hằng tuần. Để các nhiệm vụ được thực hiện từng bước, tránh chồng chéo và khó kiểm soát tại các bộ phận, Tổ Chuyển đổi số sẽ xây dựng kế hoạch thực hiện, hướg dẫn và bám sát công việc theo từng tuần. Đây cũng là cơ sở để theo dõi tiến độ, kịp thời nhận diện những khó khăn, vướng mắc và báo cáo lãnh đạo Học viện xem xét, xử lý.

Theo Kế hoạch số 2264-KH/VHLKHXHVN của Viện Hàn lâm, công tác số hóa tổng thể dữ liệu tại Học viện được triển khai trên các nhóm dữ liệu trọng tâm gồm: 1) Dữ liệu số hóa mảng đào tạo; 2) Dữ liệu tổ chức cán bộ, quản trị hành chính, văn thư, lưu trữ; 3) Dữ liệu nghiên cứu khoa học; 4) Dữ liệu Tạp chí Nhân lực Khoa học xã hội; 5) Dữ liệu thư viện; 6) Dữ liệu công tác Đảng. Việc xác định rõ các nhóm dữ liệu giúp Học viện chủ động phân công nhiệm vụ, xác định khối lượng công việc và xây dựng tiến độ phù hợp với đặc điểm của từng lĩnh vực. Từ đó, công tác số hóa từng bước được triển khai theo hướng có trọng tâm, có lộ trình và gắn với trách nhiệm cụ thể của từng đơn vị.

Một trong những vấn đề được đặt ra tại cuộc họp là điều kiện cơ sở vật chất phục vụ số hóa hiện còn hạn chế. Một số thiết bị như máy scan, máy tính còn thiếu hoặc đã cũ, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tiến độ và hiệu quả công việc. Trước thực tế này, lãnh đạo Văn phòng Học viện và Trung tâm Thư viện - Công nghệ thông tin được yêu cầu chủ động rà soát nhu cầu, xây dựng phương án và báo cáo Ban Giám đốc để từng bước khắc phục, tháo gỡ khó khăn về trang thiết bị, bảo đảm điều kiện cần thiết phục vụ quá trình số hóa. Việc kịp thời xử lý những “điểm nghẽn” về cơ sở vật chất được xác định là một trong những yếu tố quan trọng để bảo đảm tiến độ chung, nhất là trong giai đoạn cao điểm 100 ngày.

Phát biểu chỉ đạo tại cuộc họp, PGS.TS. Nguyễn Huy Hoàng, Bí thư Đảng ủy, Giám đốc Học viện nhấn mạnh, công tác chuyển đổi số hiện nay được Viện Hàn lâm xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Việc Viện Hàn lâm ban hành Kế hoạch số 2264-KH/VHLKHXHVN đã xác định rõ các nhóm dữ liệu và khối lượng công việc cần triển khai tại Học viện, do đó yêu cầu đặt ra là phải tổ chức thực hiện cụ thể, quyết liệt, có tiến độ và có kiểm tra, đôn đốc. Giám đốc Học viện yêu cầu Tổ Chuyển đổi số xây dựng kế hoạch triển khai hằng tuần, bám sát các nội dung của Kế hoạch số 2264, chủ động hướng dẫn các đơn vị trong từng công đoạn, đồng thời thường xuyên theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện.

Cùng với đó, công tác chuyển đổi số phải gắn với trách nhiệm của lãnh đạo các đơn vị và từng cá nhân được giao nhiệm vụ. Mỗi đơn vị cần chủ động tổ chức thực hiện phần việc thuộc phạm vi phụ trách, bảo đảm đúng yêu cầu, tiến độ và chất lượng. Giám đốc Học viện cũng yêu cầu kịp thời báo cáo Ban Giám đốc những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện để có giải pháp xử lý, khắc phục, không để những hạn chế về điều kiện thực hiện làm ảnh hưởng đến tiến độ chung. Việc triển khai cụ thể các nhiệm vụ ngay từ đầu tháng 9/2026 thể hiện quyết tâm của Học viện Khoa học xã hội trong việc thực hiện nghiêm túc Kế hoạch số 2264-KH/VHLKHXHVN, từng bước hình thành và chuẩn hóa hệ thống dữ liệu số phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, nghiên cứu khoa học và các hoạt động chuyên môn của Học viện.

Với phương châm làm từng bước, rõ người, rõ việc, rõ tiến độ và kịp thời tháo gỡ khó khăn, Học viện sẽ tập trung nguồn lực, tăng cường phối hợp giữa các đơn vị và phát huy trách nhiệm của đội ngũ viên chức, người lao động trong quá trình thực hiện. Đợt cao điểm 100 ngày là bước triển khai quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của Học viện. Với sự chỉ đạo quyết liệt của Ban Giám đốc, sự chủ động của Tổ Chuyển đổi số, trách nhiệm của lãnh đạo các đơn vị và sự phối hợp của toàn thể viên chức, người lao động, Học viện Khoa học xã hội quyết tâm phấn đấu hoàn thành đúng kế hoạch số hóa đã đề ra, tạo nền tảng dữ liệu số phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn mới.